Automatic Extraction&Analysis of PCT Information

Motivation

How many times you found yourself calculating your client's PCT characteristics when an analysis or national phase prosecution is required?? From number of pages through number of claims (and independent claims), drawings, IPC, to translation issues and number of words....

That was the motivation for us to build a straightforward engine that do all the extraction stuff for you. Including statistical and other helpful advanced information to dramatically short your analysis work and give you the ability to deal with business only. 

Another motivation for automatic extraction of PCT information is to provide a quick & easy quote for National Phase entry, for a desired PCT application.

Such a quote should be obtained by automatic download of the PCT details required for the quote, without the need to get into the online register, look for the data manually, and perform repetitive work.

What we do

Once requested, the smart engine enters into online registers (WIPO For example) in order to automatically extract the PCT details, and save it in a well-structured format (txt file, xml etc.). Once a PCT Application Number or a PCT Publication Number is inserted, the data can be downloaded by the system so as to further insert it easily into the docketing system, by the client’s internal development effort in-house.

Once PCT details are extracted, with a minimal customization that adds your quote formula, a quote can be automatically generated within the system itself. Such mechanism provides end-2-end service, once a PCT application or publication number is inserted. A National Phase entry quote might be a complex one (depending on the number of the countries in which NP is required, official fee formula differences, service fees etc.), so taking this tool a step further might be an option as well.

In addition, manual update of the PCT specification (#claims etc. required for the NP entry) is enabled in order to provide flexibility in the quote generation.

Web Access

An online service that includes an ability to insert a PCT Application or Publication Number, review the results, and download the result in a txt, Xls or XML format.

Once proper configuration is introduced, automatic quotes for national phase filing can be obtained to include official fees, service fees and translation fees, where applicable.

Online Service Main Screens:

Log-in

Input

Output

מסחור פטנטים

מבקר המדינה מצא כי מאות פטנטים ממתינים למסחור: 

http://www.calcalist.co.il/local/articles/0,7340,L-3585003,00.html 

לפי הממצאים, מעל ל 2000!!!! פטנטים "שוכבים" במוסדות האקדמיים בישראל וממתינים למסחור

מכך נובע כי מעבר להכנסה העצומה שיכולה להתקבל ממסחור (מכירה, רשיון שימוש, וכו') הפטנטים, ידע רב נשאר בתוך המוסדות. ידע שאם היה בשימוש עסקי היה תורם רבות לכלכלה ולמעמד הטכנולוגי בעולם. והרבה מעבר לכסף, היה כנראה עשוי להציל חיים (פטנטים רפואים) השמורים במחלקות המחקר

מנסיונינו בתחום ומהיכרות מקרוב איך אירגוני מחקר מנהלים את מאגר הפטנטים שלהם, אני כלל לא מופתע מהממצאים. המוסדות המתקדמים במדינה עדיין מנהלים את מאגר המידע, אולי החשוב ביותר שלהם, באקסלים, רשימות במחברות או בכלי ניהול מיושנים ומסובכים. מעבר לעניין ש "יד ימין לא יודעת מה שמאל רוצה", אין כל הכוונה במטודולוגיה הקיימת למסחור הפטנטים. עבודה במערכת לא מתאימה גורמת לא פעם לסרבול ואיבוד הצפון עד כדי כך ששוכחים או לא בדיוק יודעים איך וממי לגבות תגמולים על רשיונות שימוש בפטנט

בכלי פשוט וזול יחסית אותו פיתחנו עבור אחד מגופי המחקר הקיימים בארץ, הצלחנו לשנות את המצב תוך שבועות בודדים. כלי זה מרכז את כל פעילות הפטנט מרגע העלאת הרעיון ועד מסחורו, תוך מעקב הכנסות והוצאות בנושא, הכולל מערכת התראות בגין מועד הזכות לתגמולים וחלוקת האחזקות בכל פטנט

כלי ניהול קניין רוחני משולב, התומך בניהול מחזור החיים של קניין רוחני משלב בחינת ההמצאה, עבור במעקב על רישום פטנטים (בשלבים השונים ובמדינות השונות) עד לשלב מסחור הפטנט

הכלי מאפשר ניהול אינטואיטיבי של החלקים העסקיים (הכנסות, הוצאות, ספקים), המקצועיים (פרטי ותחום ההמצאה, צורך, השוק וכו'), הארגוניים (פרטי הממציאים, אחוזי בעלות, שיוך ארגוני במקרה של בעלות צולבת וכו') והניהוליים (אבני דרך פרוייקטליים, תזכורות, פעולות לביצוע וכו')

בנוסף, בזכות בנייה חכמה ומודולרית של בסיס הנתונים, דו"חות וסטטיסטיקות מפורטים מיוצרים באופן שוטף ואוטומטי, ומאפשרים לייצר בסיס ניתוח רחב להנהלת החברה לצורכי מעקב עסקי וקבלת החלטות

המעבר משלב הניירות, המחברות וקבצי האקסל למערכת מסודרת, מרוכזת ומנוהלת, שינה את אופי ההתנהלות של הלקוח בצורה דרמטית. השליטה הניהולית והיכולת לתרגם אותה לרווחים עסקיים פיננסיים, נתנה את אותותיה כבר בשלבים הראשונים של ההטמעה

IDS Assurance – Are we really on the safe side?

The importance if IDS submission throughout the patent registration process, is no longer controversial[1]. Beyond the legal obligation to the USPTO prosecution process, the IDS submission provides the legal cover for potential lawsuits against the patent or certain claims within it. The question is, whether I should rest assure that while submitting all IDS information, I am really protected. The intuition would be that the answer is yes, but when dealing with such a huge and unwieldy system like the USPTO, such question could be in place.

Until a few years ago, the IDS submission process was done manually, i.e. by printing and mailing tons of documents. The chance that some of it got lost is by no means low. The ability of the Patent Attorney to track all IDS items is not simple. Since the prosecution process might take years, we find ourselves in a situation where many IDS could be lost, thus endangering the patent validity. Even nowadays, when online submission is available, complete IDS or a few items within it, might be lost due to human errors, internet connection problems, USPTO website malfunctioning or not-considered items by the examiner.

Fig.1 – Potential errors in USPTO website

From our vast experience in working with Patent Attorney firms, we found that the gap between what patent attorneys believe they submitted to what was actually submitted and received in the USPTO, is beyond any imagination. This gap is huge in regard to the percentage of the files (patent applications) that contain missing items as well as in regard to the number of the missing items within each file. Obviously, only those items that do reside within the USPTO are relevant for any potential lawsuit against the registered patent, and not those items that reside in the Patent Attorney docketing system (whether they were sent to the USPTO but never received, or whether they have not been sent at all).

The only way to avoid such scenario is to perform a comparative check between IDS items within the docketing system and the IDS items reside in USPTO PAIR website, per file. Such a test, for a specific patent application, in any given moment, could verify and assure that all items which the patent attorney planned to submit were actually submitted to the USPTO and received by the patent examiner. In case a gap is found, it can be fixed before any potential damage is done. Such manual test, for an average file, could take a while, depending on the docketing system complexity and the skill of the one who actually performs it:

1.       All 1449 documents in the USPTO (scanned PDFs) need to be extracted from the USPTO PAIR website (these documents represent the summary of the IDS items  in each IDS submission)

2.       All items marked as submitted should be extracted from the docketing system

3.       Each item in the docketing system should be looked for in the 1449 documents so as to verify it actually exist there

Fig. 2 – Simple 1449 document sample (taken from USPTO website)

In case there are only a few items, then such an act could be quick and straightforward. When there are many items and/or we have a lot of files to verify, this is a different story. Such activity could take a lot of time, be very expensive (in man power terms) and most important – vulnerable to human errors. In big Patent Attorney firms, who file many patent applications every year, such testing process is so expensive and complicated that it is nearly impossible, therefore get hardly done.  

Fig.3 –1449 document that is not considered by the examiner (taken from USPTO website)

It seems that there is a need to a system, which would be able to connect to both docketing system and USPTO PAIR website, extract the relevant information per patent application and compare it. Since the USPTO PAIR data is scanned and saved in an Image format, the system should be able to convert it to a readable format (readable PDF, text etc.), prior to performing the comparison. Without such ability, the system would not be able to provide an appropriate comparison between items.

In addition, allowing the user to ‘mark’ problematic items, thus ‘telling’ the docketing system that these items need to be re-submitted, is a requested feature.

Fig.5 –Heavily loaded 1449 document; Page 1 out of 6

---

[1] Recent Court Decisions Highlight the Importance of IDSs:

v  McKesson Info. Solutions v. Bridge Medical, Inc., 487 F.3d 897 (Fed. Cir. 2007)

v  Larson Mfg. Co. v. Aluminart Prods. Ltd., 559 F.3d 1317 (Fed. Cir. 2009)

v  Dayco Prods. Inc. v. Total Containment, Inc., 329 F.3d 1358 (Fed Cir. 2003) 

v  Therasense, Inc. v. Becton, Dickinson & Co., 2010 WL 1655391 (Fed. Cir. April 26, 2010) (granting petition for rehearing en banc and vacating previous decision)

App4Reg is led by skilled Hi-Tech professionals with over 40 years of accumulated experience at R&D and Project Management. Our past experience lies within Telecom industries and tier-1 operators million dollars project management.

We work together with our clients to seamlessly provide automated solutions for client intellectual property strategies. 

Our strength derives from years of experience in the Patent-Trademark business combined with years of software expertise. We are on the cutting edge of the technology that supports automated patent submission processing. Our experience, the combination of software expertise and patent expertise, positions us to provide software systems that are tailored to our clients needs.

 http://app4reg.com/?page_id=116

App4Reg's Products

IDS Uploader in action - An E2E solution for IDS submission (~90% time and human errors SAVING!!)

IDS Assurance in action - Make sure that what you think you have submitted is what exist at USPTO

 

Patent inventory and assets management - best value solution for managing IP for TTO's and corporates

Tweet

Process, Time & Work Flow Management

Need

Office processes are complex; Keeping the deadline is vital; Processes are inter-department and multi-department dependent;

Employees often cannot plan their activity and usually work on the next-thing-to-go;

Managers cannot clearly see work load, unable to balance it effectively and may miss processes milestones and commitment;

Solution

Process, Time & Work Flow Management – Flexible, Intuitive and ready-to-use online application that enables the office to manage its processes and tasks with minimal overhead

Why YES?

·         Online work, specifically designated for your-kind-of-office operation; Processes are built-in to reflect the Patent Attorney firm routine processes

·         Current processes can be imported into the workflow database from any excel format based file

·         A few hours manager’s setup and your office is set! Employees need no more than a few minutes a day to update their progress & status; Configured notifications prevent you from missing a deadline.

·         Processes templates specifically designed for your office

• File Patent
• Office Action
• IDS 
• Other

Major advantages

·         Simplicity & Visibility;

·         4 different views to provide comprehensive understanding of

• Processes & tasks planning & status
• Risks & potential missed deadlines
• Work overload, bottle-necks

Calendar, Daily Activities, Gantt chart & Load balancing  – All data is fully synchronized and automatically updated

Calendar

Gantt chart                                                                                                                                  

 

   Load Balancing

Not Required:

• Servers, Software. Licenses, Installations etc.
• IT, Backup, Security etc.

In addition, the software supports:

1. Roles, Users and Actions configuration
2. Working days/hours/vacation configuration
3. Notifications mechanism (internal and by email)
4. Notes/Chat interaction per process/task
5. Integration to outlook calendar for import/export meetings/manual tasks
6. Ability to automatically create tasks from within outlook’s emails 
7. Current status export in any given time to a well-structured excel format file

תוכנה מקוונת, חדשנית וידידותית לניהול תהליכים ומשימות – בעברית

בחודשים הקרובים תושק תוכנה חדשה לניהול תהליכים ומשימות, אשר תהיה נגישה לפיילוט - בחינם.

התוכנה תומכת באופן מלא בשפות עברית ואנגלית, וכוללת יכולת מעבר דינמית בממשק המשתמש בין שפות אלו.

התוכנה הינה אינטרנטית, ולכן החיבור מתבצע דרך הדפדפן במחשב האישי, ולא נדרשת התקנה כלשהי. כניסה ראשונה של מנהל, אשר יגדיר את רשימת עובדיו ומספר תבניות לתהליכי הארגון, תאפשר לכלל העובדים של אותו מנהל לראות את התהליכים והמשימות שלהם בצורה מובנית ולעדכן את התקדמות העבודה בלחיצת כפתור. בנוסף, המנהל יכול לראות בכל רגע נתון, את הסטאטוס  של כל עובד ועובד, לראות תכנון מול ביצוע, לזהות עומס עבודה, צווארי בקבוק ועיכובים פוטנציאלים אל מול תאריכי יעד של תהליכים.

שולחן העבודה הבסיסי של כל עובד הינו לוח שנה רגיל, המבדיל תהליכים לפי צבעים, מאפשר הזזה ועדכון בלחיצת כפתור, ומעדכן באופן אוטומטי ומיידי את יתר התצוגות האפשריות. תכנון תהליכים ארוך טווח ומתקדם מתאפשר באמצעות תרשים גאנט (Gantt), אשר מראה את כלל הפרוייקטים והתהליכים בחתך ארוך. קרי, כל תהליך מסומן כתיקיה אשר המשימות בתוכה תלויות אחת בשניה.

בימים אלו ממש מסיימת התוכנה את שלב הביטא שלה, ותינתן כפיילוט חינם בחודשים הקרובים. בימים הקרובים נבנה קבוצת פיילוט מצומצמת. במידה ואתם מעוניינים לקחת חלק בפיילוט, כל שעליכם לעשות הוא ליצור קשר איתנו ב info@App4Reg.com. המצטרפים לפיילוט יהנו מהתאמות התוכנה לפעילות שלהם, מתמיכה וליווי בתפעול (הפשוט) וביתר תהליך ההטמעה.

 שולחן עבודה לעובד. ממחיש בצורה ברורה את התהליכים השונים (לפי צבעים) ואת המשימות בכל תהליך

זמן ומשאבים למנהל. מציג למנהל תמונה כוללת על העובדים ומאיר בכתום/אדום לפי חומרת המצב הספציפי לכל עובד בכל יום.

תרשים גאנט. מאפשר לקבוע ולעדכן תלויות בין משימות בתוך תהליכים ולראות את כלל התהליכים במבט על 

התוכנה מותאמת לארגונים בינוניים וגדולים, ומאפשרת הסתכלות פשוטה וישירה על עומס העבודה, חלוקת העבודה לימים, תכנון מול ביצוע וסיכונים ואפילו מבט פשוט על רשימת המטלות היומית לעובד.

מעבר לניהול הזמן ומעקב אחר ביצוע המשימות, התוכנה מאפשרת שימוש צולב בין מחלקות, במקרה ונדרשת עבודה חופפת בין מחלקות שונות. כך יוצא שמשימות לעובד במחלקה מסוימת מופיעות כאבני דרך במחלקה אחרת, ולהפך. יכולת זו חשובה ביותר למנהלי מחלקות בכדי למדוד את ביצועי העובדים שלהם ועבור מנהלים בכירים יותר לקבל תמונת מצב ברורה האם והיכן תקועים תהליכים מסוימים. המערכת מאפשרת הוספת עדכונים בזמן אמת על משימות, כך שבפועל מתבצע סוג של צ'אט בין העובדים לגבי משימות. כך, מעבר לחיסכון זמן יקר של שיחות/מיילים, מקבלים גם תיעוד מובנה של התקדמות התהליכים תוך כדי ביצועם.

בנוסף, המערכת משלבת יכולות מתקדמות של התראות לפי בחירה, שליחת מיילים כאשר תאריך יעד מתקרב מדי או כאשר סיכון עובר סף מסוים. כלל מערך ההתראות, המיילים וההרשאות השונות (קביעה ועדכון של ימי/שעות עבודה ומנוחה, הוספת תהליכים, עדכון משימות, שינוי תלויות בין משימות וכו') נעשה בצורה פשוטה ואינטואיטיבית על-ידי מנהל הארגון, אשר יכול גם להאציל סמכויות אלו (במסגרת התוכנה) למנהלים/עוזרי מנהלים מטעמו.

כמו כן, בכדי להקל על תהליכי עדכון ההתקדמות, המערכת תומכת בהכנסה ועדכון תהליכים ומשימות אוטומטיים ע"י יבוא קובץ EXCEL.

תוכנה זו הותקנה בשלב הביטא במספר משרדים וחברות שונים, ונותנת ערך מוסף ברור לניהול הזמן והמשימות בארגונים אלה. כאמור, תוכנה זו מתאימה לארגונים מסוגים שונים החל ממשרדי עורכי דין ורישום פטנטים, אנשי מכירות שטח, מפעלי ייצור ועוד ועוד.

שיפור וייעול תהליכים - קל ונכון לעסק שלך

חברת App4Reg Ltd. הינה חברת בוטיק המתמחה במתן פתרונות טכנולוגיים מתקדמים לשיפור וייעול תהליכי עבודה, ע"י אוטומציה של העבודה "השחורה" ומתן כלי ניהול לזיהוי וטיפול בצווארי בקבוק. כמו כן החברה מפתחת פתרונות תוכנה מותאמים לדרישות הלקוח. החזון של חברתנו הוא לתת מענה המותאם ללקוח, תוך הבנת הצורך העסקי והאירגוני והשגת ROI קצר וברור ללקוח.

הפתרונות שאנו מספקים לא נועדו להחליף מערכות קיימות, אלא להשתלב ולשפר את הקיים, ללא צורך בתהליכי הטמעה כואבים וארוכים מצד הלקוח.

חברת App4Reg Ltd. הוקמה בשנת 2010 ע"י 3 שותפים שמילאו תפקידי ניהול בכירים והובילו תהליכי פיתוח ופרוייקטים בחברות המובילות בישראל, ביניהם אלביט, ECI ו NICE. החברה מתמחה בבניית מנועים חכמים ומתקדמים לתחומי ה WEB, מאגרי הנתונים, דוחו"ת וסטטיסטיקות מתקדמות, שקשה עד בלתי אפשרי להשיג בעבודה ידנית.

לחברה הצלחות רבות באירגונים מובילים בארץ ובאירופה ביניהם משרד עורכי הפטנטים ארליך & פנסטר ומור יישום מחקרים מקבוצת קופת חולים כללית

 

ניהול פרוייקט

 

מנהלי הפרוייקטים ב App4Reg מבינים את הצורך של הלקוח להתרכז בליבת העסקים. לכן המומחים של App4Reg מלווים את הלקוח משלב אפיון הצורך ועד ההטמעה באתר, עם מינימום מעורבות מצד הלקוח.

App4Reg פועלת על-פי תפיסת ניהול פרוייקטים מתקדמת וייחודית. לא עוד התפתחות ליניארית של הגדרות->הצעה->פתרון->עדכון הגדרות->שינויים וחוזר חלילה, אלא בחינה כוללת של האסטרטגיה העסקית, הארגונית והטכנולוגית של הלקוח והבנה מעמיקה של צרכיו עוד לפני הניסיון להציע מוצרים או לבנות פרוייקט. במידה ומסתבר כי פתרונות אוטומציה או פתרונות ניהול תהליכים, אותם מספקת חברת App4Reg, אינם הפתרונות שאמורים לשדרג בצורה משמעותית את הפעילות העסקית של הלקוח, נמליץ לו לוותר על שירותינו ולחפש שיתופי פעולה אחרים.

במידה ונראה כי יש מקום לשיתוף פעולה, נבחר את האזורים הקריטיים לטיפול, נעמיק בהבנת התהליכים הסובבים ואותם וננהל את תהליך ההגדרה מול הלקוח. תהליך הגדרת הפתרון יובל וינוהל על-ידינו, כדי למזער למינימום את הפגיעה בעבודה השוטפת של הלקוח. בזמן המימוש וההטמעה, אנחנו עושים את המקסימום בכדי לערב את הלקוח מעט ככל האפשר. התנהלות זו מוכיחה את עצמה פעם אחר פעם, בייחוד בסוג הלקוחות אותו אנו משרתים

פרוייקטים לדוגמא

 

1.   ניהול ומסחור ה IP ופטנטים בארגון

 

הצורך

קופות חולים, אוניברסיטאות, חברות טכנולוגיות ושאר מוסדות מבוססי ידע, מחזיקות בקניין רוחני רב ערך. קניין רוחני רב מצריך ניהול פנימי יעיל ואיכותי וכולל בין השאר:

• בחינת המצאות חדשות  
• ניהול רישום הקניין מול משרדי עריכת פטנטים
• יצירת רווחים (monetization) על-ידי מסחור או מתן רישיונות לקניין הרוחני

בנוסף, נדרשות יכולות מעקב ובקרה על הניהול הכולל של הקניין הרוחני ובחינה מדויקת של סטטיסטיקות בכדי לתמוך בשיפור מתמיד ולקדם פיתוח עסקי.

הפתרון

כלי ניהול קניין רוחני משולב, התומך בניהול מחזור החיים של קניין רוחני משלב בחינת ההמצאה, עבור במעקב על רישום פטנטים (בשלבים השונים ובמדינות השונות) עד לשלב מסחור הפטנט.

הכלי מאפשר ניהול אינטואיטיבי של החלקים העסקיים (הכנסות, הוצאות, ספקים), המקצועיים (פרטי ותחום ההמצאה, צורך, השוק וכו'), הארגוניים (פרטי הממציאים, אחוזי בעלות, שיוך ארגוני במקרה של בעלות צולבת וכו') והניהוליים (אבני דרך פרוייקטליים, תזכורות, פעולות לביצוע וכו').

בנוסף, בזכות בנייה חכמה ומודולורית של בסיס הנתונים, דו"חות וסטטיסטיקות מפורטים מיוצרים באופן שוטף ואוטומטי, ומאפשרים לייצר בסיס ניתוח רחב להנהלת החברה לצורכי מעקב עסקי וקבלת החלטות.

החסכון

המעבר משלב הניירות, המחברות וקבצי האקסל למערכת מסודרת, מרוכזת ומנוהלת, שינה את אופי ההתנהלות של הלקוח בצורה דרמטית. השליטה הניהולית והיכולת לתרגם אותה לרווחים עסקיים פיננסיים, נתנה את אותותיה כבר בשלבים הראשונים של ההטמעה.

2.   אוטומציה לתהליך

 

הצורך

במסגרת בחינה של תהליכי עבודה במשרד עורכי פטנטים נתקלנו בתהליך מסוים, החוזר על עצמו באופן תכוף, אשר בוצע באופן ידני על-ידי מספר עובדים. תהליך זה כלל עבודה אינטראקטיבית של העלאת נתונים לאתרי אינטרנט ממשלתיים ווידוא תקינותם. זמן ביצוע התהליך, למרות פשטותו היחסית, היה ארוך וכך הלך וגבר צבר פעולות (backlog), אשר פגע בצורה חמורה ביעילות ובמקצועיות של תהליכים נוספים במשרד.

הפתרון

אפליקצית מחשב, המדמה פעולה אנושית, אשר מסוגלת לנתח את המידע שאמור לעלות לאתר, להכין אותו ולהעלות אותו בצורה אוטומטית ומדויקת. בנוסף, האפליקציה קוראת את התגובות המתקבלות מהאתר ביחס למידע שהועלה ולנתח האם הייתה בעיה במהלך העלאת המידע. סיום תהליך תקין מוביל לשמירה והדפסה של אישורי מסירה, אשר נשמרים בצורה אוטומטית במקומות המיועדים.

החסכון

כבר בימים הראשונים להרצת האפליקציה התגלתה העוצמה שבהפעלתה. זמן ביצוע התהליך התקצר בלמעלה מ 80% ולאחר שבועיים נסגר כל ה backlog. מאז, במקום צוות של 4 אנשים מתוסכלים, שלא עומדים בלוחות הזמנים ומייצרים צוואר בקבוק מתמשך, עובד איש צוות אחד, ברבע משרה בממוצע, מבקר את האפליקציה ומוודא את תקינותה השוטפת. מיותר לציין כי ה backlog נעלם לבלי שוב...

לקוחות מגיבים

מתוך סקר שביעות רצון הלקוחות (אפריל 2011):

·         “The IDS Uploader is brilliant!! It saves a huge amount of time in forwarding an IDS to the USPTO. We were previously relying on manual work i.e. printing out wads of paper and forwarding the IDS by Fedex. The Uploader application has changed the way IDS submissions used to be. I am thoroughly satisfied with this small but powerful tool and highly recommend it for other IP firms. Additionally, the assurance application is also an excellent program. It gives a very good indication of what we filed in the USPTO (IDS’s). It also indicates discrepancies for us to look at. I recommend this application as well.”

·         “High end products and services.”

·         “It is an understatement to say it was a pleasure to work with you this year. I wish you all the best and looking forward to working on WIPO search 2.0”

·         "השירות והיחס אישי מעולה"