תוכנה מקוונת, חדשנית וידידותית לניהול תהליכים ומשימות – בעברית

בחודשים הקרובים תושק תוכנה חדשה לניהול תהליכים ומשימות, אשר תהיה נגישה לפיילוט - בחינם.

התוכנה תומכת באופן מלא בשפות עברית ואנגלית, וכוללת יכולת מעבר דינמית בממשק המשתמש בין שפות אלו.

התוכנה הינה אינטרנטית, ולכן החיבור מתבצע דרך הדפדפן במחשב האישי, ולא נדרשת התקנה כלשהי. כניסה ראשונה של מנהל, אשר יגדיר את רשימת עובדיו ומספר תבניות לתהליכי הארגון, תאפשר לכלל העובדים של אותו מנהל לראות את התהליכים והמשימות שלהם בצורה מובנית ולעדכן את התקדמות העבודה בלחיצת כפתור. בנוסף, המנהל יכול לראות בכל רגע נתון, את הסטאטוס  של כל עובד ועובד, לראות תכנון מול ביצוע, לזהות עומס עבודה, צווארי בקבוק ועיכובים פוטנציאלים אל מול תאריכי יעד של תהליכים.

שולחן העבודה הבסיסי של כל עובד הינו לוח שנה רגיל, המבדיל תהליכים לפי צבעים, מאפשר הזזה ועדכון בלחיצת כפתור, ומעדכן באופן אוטומטי ומיידי את יתר התצוגות האפשריות. תכנון תהליכים ארוך טווח ומתקדם מתאפשר באמצעות תרשים גאנט (Gantt), אשר מראה את כלל הפרוייקטים והתהליכים בחתך ארוך. קרי, כל תהליך מסומן כתיקיה אשר המשימות בתוכה תלויות אחת בשניה.

בימים אלו ממש מסיימת התוכנה את שלב הביטא שלה, ותינתן כפיילוט חינם בחודשים הקרובים. בימים הקרובים נבנה קבוצת פיילוט מצומצמת. במידה ואתם מעוניינים לקחת חלק בפיילוט, כל שעליכם לעשות הוא ליצור קשר איתנו ב info@App4Reg.com. המצטרפים לפיילוט יהנו מהתאמות התוכנה לפעילות שלהם, מתמיכה וליווי בתפעול (הפשוט) וביתר תהליך ההטמעה.

 שולחן עבודה לעובד. ממחיש בצורה ברורה את התהליכים השונים (לפי צבעים) ואת המשימות בכל תהליך

זמן ומשאבים למנהל. מציג למנהל תמונה כוללת על העובדים ומאיר בכתום/אדום לפי חומרת המצב הספציפי לכל עובד בכל יום.

תרשים גאנט. מאפשר לקבוע ולעדכן תלויות בין משימות בתוך תהליכים ולראות את כלל התהליכים במבט על 

התוכנה מותאמת לארגונים בינוניים וגדולים, ומאפשרת הסתכלות פשוטה וישירה על עומס העבודה, חלוקת העבודה לימים, תכנון מול ביצוע וסיכונים ואפילו מבט פשוט על רשימת המטלות היומית לעובד.

מעבר לניהול הזמן ומעקב אחר ביצוע המשימות, התוכנה מאפשרת שימוש צולב בין מחלקות, במקרה ונדרשת עבודה חופפת בין מחלקות שונות. כך יוצא שמשימות לעובד במחלקה מסוימת מופיעות כאבני דרך במחלקה אחרת, ולהפך. יכולת זו חשובה ביותר למנהלי מחלקות בכדי למדוד את ביצועי העובדים שלהם ועבור מנהלים בכירים יותר לקבל תמונת מצב ברורה האם והיכן תקועים תהליכים מסוימים. המערכת מאפשרת הוספת עדכונים בזמן אמת על משימות, כך שבפועל מתבצע סוג של צ'אט בין העובדים לגבי משימות. כך, מעבר לחיסכון זמן יקר של שיחות/מיילים, מקבלים גם תיעוד מובנה של התקדמות התהליכים תוך כדי ביצועם.

בנוסף, המערכת משלבת יכולות מתקדמות של התראות לפי בחירה, שליחת מיילים כאשר תאריך יעד מתקרב מדי או כאשר סיכון עובר סף מסוים. כלל מערך ההתראות, המיילים וההרשאות השונות (קביעה ועדכון של ימי/שעות עבודה ומנוחה, הוספת תהליכים, עדכון משימות, שינוי תלויות בין משימות וכו') נעשה בצורה פשוטה ואינטואיטיבית על-ידי מנהל הארגון, אשר יכול גם להאציל סמכויות אלו (במסגרת התוכנה) למנהלים/עוזרי מנהלים מטעמו.

כמו כן, בכדי להקל על תהליכי עדכון ההתקדמות, המערכת תומכת בהכנסה ועדכון תהליכים ומשימות אוטומטיים ע"י יבוא קובץ EXCEL.

תוכנה זו הותקנה בשלב הביטא במספר משרדים וחברות שונים, ונותנת ערך מוסף ברור לניהול הזמן והמשימות בארגונים אלה. כאמור, תוכנה זו מתאימה לארגונים מסוגים שונים החל ממשרדי עורכי דין ורישום פטנטים, אנשי מכירות שטח, מפעלי ייצור ועוד ועוד.

שיפור וייעול תהליכים - קל ונכון לעסק שלך

חברת App4Reg Ltd. הינה חברת בוטיק המתמחה במתן פתרונות טכנולוגיים מתקדמים לשיפור וייעול תהליכי עבודה, ע"י אוטומציה של העבודה "השחורה" ומתן כלי ניהול לזיהוי וטיפול בצווארי בקבוק. כמו כן החברה מפתחת פתרונות תוכנה מותאמים לדרישות הלקוח. החזון של חברתנו הוא לתת מענה המותאם ללקוח, תוך הבנת הצורך העסקי והאירגוני והשגת ROI קצר וברור ללקוח.

הפתרונות שאנו מספקים לא נועדו להחליף מערכות קיימות, אלא להשתלב ולשפר את הקיים, ללא צורך בתהליכי הטמעה כואבים וארוכים מצד הלקוח.

חברת App4Reg Ltd. הוקמה בשנת 2010 ע"י 3 שותפים שמילאו תפקידי ניהול בכירים והובילו תהליכי פיתוח ופרוייקטים בחברות המובילות בישראל, ביניהם אלביט, ECI ו NICE. החברה מתמחה בבניית מנועים חכמים ומתקדמים לתחומי ה WEB, מאגרי הנתונים, דוחו"ת וסטטיסטיקות מתקדמות, שקשה עד בלתי אפשרי להשיג בעבודה ידנית.

לחברה הצלחות רבות באירגונים מובילים בארץ ובאירופה ביניהם משרד עורכי הפטנטים ארליך & פנסטר ומור יישום מחקרים מקבוצת קופת חולים כללית

 

ניהול פרוייקט

 

מנהלי הפרוייקטים ב App4Reg מבינים את הצורך של הלקוח להתרכז בליבת העסקים. לכן המומחים של App4Reg מלווים את הלקוח משלב אפיון הצורך ועד ההטמעה באתר, עם מינימום מעורבות מצד הלקוח.

App4Reg פועלת על-פי תפיסת ניהול פרוייקטים מתקדמת וייחודית. לא עוד התפתחות ליניארית של הגדרות->הצעה->פתרון->עדכון הגדרות->שינויים וחוזר חלילה, אלא בחינה כוללת של האסטרטגיה העסקית, הארגונית והטכנולוגית של הלקוח והבנה מעמיקה של צרכיו עוד לפני הניסיון להציע מוצרים או לבנות פרוייקט. במידה ומסתבר כי פתרונות אוטומציה או פתרונות ניהול תהליכים, אותם מספקת חברת App4Reg, אינם הפתרונות שאמורים לשדרג בצורה משמעותית את הפעילות העסקית של הלקוח, נמליץ לו לוותר על שירותינו ולחפש שיתופי פעולה אחרים.

במידה ונראה כי יש מקום לשיתוף פעולה, נבחר את האזורים הקריטיים לטיפול, נעמיק בהבנת התהליכים הסובבים ואותם וננהל את תהליך ההגדרה מול הלקוח. תהליך הגדרת הפתרון יובל וינוהל על-ידינו, כדי למזער למינימום את הפגיעה בעבודה השוטפת של הלקוח. בזמן המימוש וההטמעה, אנחנו עושים את המקסימום בכדי לערב את הלקוח מעט ככל האפשר. התנהלות זו מוכיחה את עצמה פעם אחר פעם, בייחוד בסוג הלקוחות אותו אנו משרתים

פרוייקטים לדוגמא

 

1.   ניהול ומסחור ה IP ופטנטים בארגון

 

הצורך

קופות חולים, אוניברסיטאות, חברות טכנולוגיות ושאר מוסדות מבוססי ידע, מחזיקות בקניין רוחני רב ערך. קניין רוחני רב מצריך ניהול פנימי יעיל ואיכותי וכולל בין השאר:

• בחינת המצאות חדשות  
• ניהול רישום הקניין מול משרדי עריכת פטנטים
• יצירת רווחים (monetization) על-ידי מסחור או מתן רישיונות לקניין הרוחני

בנוסף, נדרשות יכולות מעקב ובקרה על הניהול הכולל של הקניין הרוחני ובחינה מדויקת של סטטיסטיקות בכדי לתמוך בשיפור מתמיד ולקדם פיתוח עסקי.

הפתרון

כלי ניהול קניין רוחני משולב, התומך בניהול מחזור החיים של קניין רוחני משלב בחינת ההמצאה, עבור במעקב על רישום פטנטים (בשלבים השונים ובמדינות השונות) עד לשלב מסחור הפטנט.

הכלי מאפשר ניהול אינטואיטיבי של החלקים העסקיים (הכנסות, הוצאות, ספקים), המקצועיים (פרטי ותחום ההמצאה, צורך, השוק וכו'), הארגוניים (פרטי הממציאים, אחוזי בעלות, שיוך ארגוני במקרה של בעלות צולבת וכו') והניהוליים (אבני דרך פרוייקטליים, תזכורות, פעולות לביצוע וכו').

בנוסף, בזכות בנייה חכמה ומודולורית של בסיס הנתונים, דו"חות וסטטיסטיקות מפורטים מיוצרים באופן שוטף ואוטומטי, ומאפשרים לייצר בסיס ניתוח רחב להנהלת החברה לצורכי מעקב עסקי וקבלת החלטות.

החסכון

המעבר משלב הניירות, המחברות וקבצי האקסל למערכת מסודרת, מרוכזת ומנוהלת, שינה את אופי ההתנהלות של הלקוח בצורה דרמטית. השליטה הניהולית והיכולת לתרגם אותה לרווחים עסקיים פיננסיים, נתנה את אותותיה כבר בשלבים הראשונים של ההטמעה.

2.   אוטומציה לתהליך

 

הצורך

במסגרת בחינה של תהליכי עבודה במשרד עורכי פטנטים נתקלנו בתהליך מסוים, החוזר על עצמו באופן תכוף, אשר בוצע באופן ידני על-ידי מספר עובדים. תהליך זה כלל עבודה אינטראקטיבית של העלאת נתונים לאתרי אינטרנט ממשלתיים ווידוא תקינותם. זמן ביצוע התהליך, למרות פשטותו היחסית, היה ארוך וכך הלך וגבר צבר פעולות (backlog), אשר פגע בצורה חמורה ביעילות ובמקצועיות של תהליכים נוספים במשרד.

הפתרון

אפליקצית מחשב, המדמה פעולה אנושית, אשר מסוגלת לנתח את המידע שאמור לעלות לאתר, להכין אותו ולהעלות אותו בצורה אוטומטית ומדויקת. בנוסף, האפליקציה קוראת את התגובות המתקבלות מהאתר ביחס למידע שהועלה ולנתח האם הייתה בעיה במהלך העלאת המידע. סיום תהליך תקין מוביל לשמירה והדפסה של אישורי מסירה, אשר נשמרים בצורה אוטומטית במקומות המיועדים.

החסכון

כבר בימים הראשונים להרצת האפליקציה התגלתה העוצמה שבהפעלתה. זמן ביצוע התהליך התקצר בלמעלה מ 80% ולאחר שבועיים נסגר כל ה backlog. מאז, במקום צוות של 4 אנשים מתוסכלים, שלא עומדים בלוחות הזמנים ומייצרים צוואר בקבוק מתמשך, עובד איש צוות אחד, ברבע משרה בממוצע, מבקר את האפליקציה ומוודא את תקינותה השוטפת. מיותר לציין כי ה backlog נעלם לבלי שוב...

לקוחות מגיבים

מתוך סקר שביעות רצון הלקוחות (אפריל 2011):

·         “The IDS Uploader is brilliant!! It saves a huge amount of time in forwarding an IDS to the USPTO. We were previously relying on manual work i.e. printing out wads of paper and forwarding the IDS by Fedex. The Uploader application has changed the way IDS submissions used to be. I am thoroughly satisfied with this small but powerful tool and highly recommend it for other IP firms. Additionally, the assurance application is also an excellent program. It gives a very good indication of what we filed in the USPTO (IDS’s). It also indicates discrepancies for us to look at. I recommend this application as well.”

·         “High end products and services.”

·         “It is an understatement to say it was a pleasure to work with you this year. I wish you all the best and looking forward to working on WIPO search 2.0”

·         "השירות והיחס אישי מעולה"