App4Reg's Products

IDS Uploader in action - An E2E solution for IDS submission (~90% time and human errors SAVING!!)

IDS Assurance in action - Make sure that what you think you have submitted is what exist at USPTO

 

Patent inventory and assets management - best value solution for managing IP for TTO's and corporates

Tweet

Process, Time & Work Flow Management

Need

Office processes are complex; Keeping the deadline is vital; Processes are inter-department and multi-department dependent;

Employees often cannot plan their activity and usually work on the next-thing-to-go;

Managers cannot clearly see work load, unable to balance it effectively and may miss processes milestones and commitment;

Solution

Process, Time & Work Flow Management – Flexible, Intuitive and ready-to-use online application that enables the office to manage its processes and tasks with minimal overhead

Why YES?

·         Online work, specifically designated for your-kind-of-office operation; Processes are built-in to reflect the Patent Attorney firm routine processes

·         Current processes can be imported into the workflow database from any excel format based file

·         A few hours manager’s setup and your office is set! Employees need no more than a few minutes a day to update their progress & status; Configured notifications prevent you from missing a deadline.

·         Processes templates specifically designed for your office

• File Patent
• Office Action
• IDS 
• Other

Major advantages

·         Simplicity & Visibility;

·         4 different views to provide comprehensive understanding of

• Processes & tasks planning & status
• Risks & potential missed deadlines
• Work overload, bottle-necks

Calendar, Daily Activities, Gantt chart & Load balancing  – All data is fully synchronized and automatically updated

Calendar

Gantt chart                                                                                                                                  

 

   Load Balancing

Not Required:

• Servers, Software. Licenses, Installations etc.
• IT, Backup, Security etc.

In addition, the software supports:

1. Roles, Users and Actions configuration
2. Working days/hours/vacation configuration
3. Notifications mechanism (internal and by email)
4. Notes/Chat interaction per process/task
5. Integration to outlook calendar for import/export meetings/manual tasks
6. Ability to automatically create tasks from within outlook’s emails 
7. Current status export in any given time to a well-structured excel format file

תוכנה מקוונת, חדשנית וידידותית לניהול תהליכים ומשימות – בעברית

בחודשים הקרובים תושק תוכנה חדשה לניהול תהליכים ומשימות, אשר תהיה נגישה לפיילוט - בחינם.

התוכנה תומכת באופן מלא בשפות עברית ואנגלית, וכוללת יכולת מעבר דינמית בממשק המשתמש בין שפות אלו.

התוכנה הינה אינטרנטית, ולכן החיבור מתבצע דרך הדפדפן במחשב האישי, ולא נדרשת התקנה כלשהי. כניסה ראשונה של מנהל, אשר יגדיר את רשימת עובדיו ומספר תבניות לתהליכי הארגון, תאפשר לכלל העובדים של אותו מנהל לראות את התהליכים והמשימות שלהם בצורה מובנית ולעדכן את התקדמות העבודה בלחיצת כפתור. בנוסף, המנהל יכול לראות בכל רגע נתון, את הסטאטוס  של כל עובד ועובד, לראות תכנון מול ביצוע, לזהות עומס עבודה, צווארי בקבוק ועיכובים פוטנציאלים אל מול תאריכי יעד של תהליכים.

שולחן העבודה הבסיסי של כל עובד הינו לוח שנה רגיל, המבדיל תהליכים לפי צבעים, מאפשר הזזה ועדכון בלחיצת כפתור, ומעדכן באופן אוטומטי ומיידי את יתר התצוגות האפשריות. תכנון תהליכים ארוך טווח ומתקדם מתאפשר באמצעות תרשים גאנט (Gantt), אשר מראה את כלל הפרוייקטים והתהליכים בחתך ארוך. קרי, כל תהליך מסומן כתיקיה אשר המשימות בתוכה תלויות אחת בשניה.

בימים אלו ממש מסיימת התוכנה את שלב הביטא שלה, ותינתן כפיילוט חינם בחודשים הקרובים. בימים הקרובים נבנה קבוצת פיילוט מצומצמת. במידה ואתם מעוניינים לקחת חלק בפיילוט, כל שעליכם לעשות הוא ליצור קשר איתנו ב info@App4Reg.com. המצטרפים לפיילוט יהנו מהתאמות התוכנה לפעילות שלהם, מתמיכה וליווי בתפעול (הפשוט) וביתר תהליך ההטמעה.

 שולחן עבודה לעובד. ממחיש בצורה ברורה את התהליכים השונים (לפי צבעים) ואת המשימות בכל תהליך

זמן ומשאבים למנהל. מציג למנהל תמונה כוללת על העובדים ומאיר בכתום/אדום לפי חומרת המצב הספציפי לכל עובד בכל יום.

תרשים גאנט. מאפשר לקבוע ולעדכן תלויות בין משימות בתוך תהליכים ולראות את כלל התהליכים במבט על 

התוכנה מותאמת לארגונים בינוניים וגדולים, ומאפשרת הסתכלות פשוטה וישירה על עומס העבודה, חלוקת העבודה לימים, תכנון מול ביצוע וסיכונים ואפילו מבט פשוט על רשימת המטלות היומית לעובד.

מעבר לניהול הזמן ומעקב אחר ביצוע המשימות, התוכנה מאפשרת שימוש צולב בין מחלקות, במקרה ונדרשת עבודה חופפת בין מחלקות שונות. כך יוצא שמשימות לעובד במחלקה מסוימת מופיעות כאבני דרך במחלקה אחרת, ולהפך. יכולת זו חשובה ביותר למנהלי מחלקות בכדי למדוד את ביצועי העובדים שלהם ועבור מנהלים בכירים יותר לקבל תמונת מצב ברורה האם והיכן תקועים תהליכים מסוימים. המערכת מאפשרת הוספת עדכונים בזמן אמת על משימות, כך שבפועל מתבצע סוג של צ'אט בין העובדים לגבי משימות. כך, מעבר לחיסכון זמן יקר של שיחות/מיילים, מקבלים גם תיעוד מובנה של התקדמות התהליכים תוך כדי ביצועם.

בנוסף, המערכת משלבת יכולות מתקדמות של התראות לפי בחירה, שליחת מיילים כאשר תאריך יעד מתקרב מדי או כאשר סיכון עובר סף מסוים. כלל מערך ההתראות, המיילים וההרשאות השונות (קביעה ועדכון של ימי/שעות עבודה ומנוחה, הוספת תהליכים, עדכון משימות, שינוי תלויות בין משימות וכו') נעשה בצורה פשוטה ואינטואיטיבית על-ידי מנהל הארגון, אשר יכול גם להאציל סמכויות אלו (במסגרת התוכנה) למנהלים/עוזרי מנהלים מטעמו.

כמו כן, בכדי להקל על תהליכי עדכון ההתקדמות, המערכת תומכת בהכנסה ועדכון תהליכים ומשימות אוטומטיים ע"י יבוא קובץ EXCEL.

תוכנה זו הותקנה בשלב הביטא במספר משרדים וחברות שונים, ונותנת ערך מוסף ברור לניהול הזמן והמשימות בארגונים אלה. כאמור, תוכנה זו מתאימה לארגונים מסוגים שונים החל ממשרדי עורכי דין ורישום פטנטים, אנשי מכירות שטח, מפעלי ייצור ועוד ועוד.